Wat is externe logistiek?

Je kunt je interne processen nog zo strak hebben staan – als de vracht te laat vertrekt, verkeerd wordt geleverd of blijft hangen bij een vervoerder, voelt de klant maar één ding: het klopt niet. Veel klachten, escalaties en spoedacties vinden hun oorsprong niet in het magazijn, maar in de externe logistiek.

Tegelijkertijd ligt juist daar veel potentieel: door slimmer met transport, hubs, externe magazijnen en logistieke partners om te gaan, kun je sneller leveren, pieken beter opvangen en kosten en CO₂ verlagen.

In dit artikel laten we zien wat externe logistiek is, hoe interne en externe logistiek op elkaar ingrijpen en hoe je in stappen meer grip krijgt op je distributienetwerk – of je nu alles zelf doet, met één 3PL werkt of een heel netwerk van dienstverleners aanstuurt.

Wat is externe logistiek?

Externe logistiek omvat alle logistieke activiteiten buiten je eigen magazijn of productielocatie, gericht op het uitleveren aan klanten en locaties in de keten. Denk aan:

• transport van je DC naar klanten, winkels, hubs of andere magazijnen;
• opslag in externe warehouses of bij logistieke dienstverleners;
• orderfulfilment dat (deels) buiten je eigen muren plaatsvindt;
• retourlogistiek en omruilingen bij klanten.

In de praktijk wordt externe logistiek vaak gelijkgesteld aan distributielogistiek of outbound logistiek: alles wat nodig is om een order die “gereed” is ook echt, op tijd en compleet bij de klant te krijgen.

Belangrijk is dat het niet alleen gaat om vrachtwagens en pallets. Externe logistiek gaat óók over afspraken, data-uitwisseling, rollen en regie: wie is waarvoor verantwoordelijk en hoe zorg je dat alle schakels in de keten als één systeem werken?

Interne en externe logistiek

Interne logistiek gaat over wat er binnen je locatie gebeurt: inbound, opslag, orderpicken, value added services, interne verplaatsingen. Externe logistiek beschrijft wat er daarbuiten gebeurt.

In de praktijk is de scheidslijn minder interessant dan de overdracht ertussen. Kritische punten zijn bijvoorbeeld:

• Cut-off-tijden: hoe laat moet een order klaar zijn om een bepaalde leverbelofte te halen?
• Laadsloten: hoe sluit je je warehouseplanning aan op dockplanning en vertrektijden van vervoerders?
• Verpakkingen en laadeenheden: hoe zorg je dat wat uit de interne logistiek komt past bij de eisen van vervoerders en klanten?
• Datastromen: hoe worden order-, status- en trackinggegevens gedeeld tussen systemen en partijen?

Als interne en externe logistiek niet op elkaar zijn afgestemd, merk je dat direct in OTIF, transportkosten en klanttevredenheid. Andersom: als de keten logisch op elkaar aansluit, kun je met dezelfde capaciteit meer en beter leveren.

Waarom investeren in externe logistiek?

Externe logistiek is vaak een grote kostenpost en een belangrijke bepalende factor voor de klantbeleving. Investeren in een professionelere aanpak levert daarom op meerdere fronten resultaat op.

1. Betere leverbetrouwbaarheid

Klantbeleving begint bij de vraag: komt de order op tijd en compleet aan? Door je externe logistiek strak te organiseren, voorkom je:

• gemiste aflevermomenten;
• incomplete leveringen;
• onduidelijke of ontbrekende track & trace-informatie.

2. Lagere ketenkosten

Slimmer plannen, bundelen en kiezen van vervoerders kan leiden tot:

• minder lege kilometers;
• betere beladingsgraad;
• lagere kosten per zending of order;
• minder herstelwerk (herleveringen, spoedritten, schadeclaims).

3. Schaalbaarheid bij pieken

Externe logistiek biedt de mogelijkheid om op te schalen zonder zelf direct in extra mensen, wagens of gebouwen te investeren. Door afspraken en capaciteit met partners goed te organiseren, kun je seizoenspiek, campagnes of tijdelijke projecten veel beter opvangen.

4. Duurzaamheid en CO₂-reductie

Transport is een grote bron van emissies. Met een slim ontworpen distributienetwerk – juiste modaliteiten, hubs, venstertijden, bundeling – kun je CO₂ per zending structureel verlagen. Steeds vaker vragen klanten en wetgeving daar actief om.

5. Focus op je kernactiviteiten

Door delen van je externe logistiek uit te besteden, kun je meer focus leggen op wat jou onderscheidt: productontwikkeling, commercie, service. Voorwaarde is wel dat je de regie houdt en scherp stuurt op prestaties.

De bouwstenen van externe logistiek

Elke organisatie vult externe logistiek anders in, maar meestal draait het om een aantal terugkerende bouwstenen.

Transportnetwerk

• keuze voor eigen transport, 3PL of een mix;
• palletritten, pakketdistributie, groupage, dedicated lijnen;
• keuze van modaliteit: weg, water, spoor, lucht of combinaties.

Een goed transportnetwerk sluit aan bij je klantbelofte: levertijden, orderprofiel, volumes en variatie per regio.

Externe magazijnen en hubs

• regionale warehouses om dichter bij klanten te zitten;
• cityhubs voor fijnmazige stadsdistributie;
• gespecialiseerde opslag (koel/vries, ADR, high value).

Deze opslagpunten zijn een verlengstuk van je operatie. Hoe beter processen, systemen en KPI’s zijn afgestemd, hoe meer waarde ze toevoegen.

Orderfulfilment en value added services

Soms laat je het hele fulfilmentproces door een externe partij doen: van opslag en pick/pack tot retouren. In andere gevallen gaat het om specifieke bewerkingen, zoals:

• labellen, ompakken, bundelen;
• assembleren of configureren;
• kitting of het maken van displaypallets.

Externe logistiek betekent dan dat deze activiteiten fysiek en soms ook administratief buiten je eigen omgeving plaatsvinden.

Retourlogistiek

Retouren, reparaties, refurbishen en recycling zijn steeds belangrijker in de keten. De manier waarop je retourlogistiek organiseert, bepaalt kosten, doorlooptijd én klanttevredenheid. Sluit je retourstromen logisch aan op je externe logistiek, dan kun je:

• retouren sneller verwerken;
• herverkoopbare goederen sneller weer beschikbaar maken;
• afvalstromen beter scheiden en verduurzamen.

Data en regie

Tot slot is er een minder zichtbare, maar cruciale bouwsteen: datakoppelingen en regie. Denk aan:

• EDI/API-koppelingen tussen WMS/ERP en vervoerders;
• portals of control towers voor statusinformatie;
• uniforme KPI-rapportages over alle partners heen.

Zonder goede data wordt externe logistiek al snel een black box. Met goede data wordt het een stuurinstrument.

Externe logistiek uitbesteden of zelf doen?

De vraag is zelden zwart-wit. Vaak kom je uit op een hybride model: sommige stromen in eigen beheer, andere bij gespecialiseerde dienstverleners. Belangrijke afwegingen zijn:

• Volumepatroon: stabiel of sterk wisselend? Seizoenspieken? Campagnes?
• Complexiteit: speciale eisen aan opslag, handling of transport?
• Kapitaal en focus: wil je investeren in eigen assets of juist flexibel blijven?
• Geografische dekking: lever je lokaal, nationaal of internationaal?

Belangrijk is dat je niet alleen naar tarieven kijkt, maar naar de totale ketenprestatie: levertijden, OTIF, schade, CO₂, flexibiliteit bij veranderingen.

Externe logistiek uitbesteden betekent niet dat je de verantwoordelijkheid weggeeft. Je verschuift van uitvoerder naar regisseur: heldere SLA’s, KPI’s, overlegstructuren en continue dialoog over verbetering.

KPI’s voor externe logistiek

Een paar kern-KPI’s geven al veel inzicht in de prestaties van je externe logistiek:

• OTIF (On Time In Full): welk percentage orders wordt op tijd en compleet geleverd?
• Doorlooptijd order–levering: gemiddelde en spreiding, per kanaal en regio.
• Transportkosten per order of per kg: totaal en uitgesplitst per klantgroep.
• Schade- en verliespercentage: aantal schadegevallen per 1.000 zendingen.
• CO₂ per zending: bijvoorbeeld op basis van modaliteit, afstand en gewicht.

Belangrijk is dat deze KPI’s gedeeld beeld opleveren voor jou en je partners. Alleen dan kun je samen gericht verbeteren.

Conclusie

Uiteindelijk is externe logistiek alles wat buiten je eigen muren gebeurt om een order echt op tijd en compleet bij de klant te krijgen – inclusief transport, externe opslag, fulfilment, retouren en de afspraken, data en regie eromheen. De grootste winst zit vaak in de overdracht tussen interne en externe logistiek: cut-off, laadsloten, laadeenheden en datastromen. Als die schakels goed op elkaar aansluiten, verbeter je leverbetrouwbaarheid, verlaag je ketenkosten en CO₂, kun je pieken beter opvangen en houd je focus op je kernactiviteiten. Of je nu zelf rijdt, met één 3PL werkt of een netwerk aanstuurt: uitbesteden maakt je niet minder verantwoordelijk, maar vraagt juist om regie met heldere SLA’s, gedeelde KPI’s en continue verbetering.