Fysieke voorraad

Volgens het systeem ligt er nog één pallet, maar in het magazijn is het vak leeg. Of andersom: verkoop denkt dat een artikel uitverkocht is, terwijl er achterin het gangpad nog een halve stelling vol staat. Dat zijn momenten waarop duidelijk wordt hoe afhankelijk je bent van een betrouwbare fysieke voorraad.

Afwijkingen tussen wat er in je systeem staat en wat er echt in het magazijn ligt, kosten geld: nee‑verkoop, spoedinkopen, noodtransport, discussies tussen verkoop, finance en magazijn. En misschien nog belangrijker: je verliest vertrouwen in de cijfers.

In dit artikel leggen we uit wat fysieke voorraad precies is, hoe die zich verhoudt tot de administratieve en economische voorraad, welke oorzaken er zijn voor verschillen en hoe je stap voor stap toewerkt naar een betrouwbare telling.

Wat is fysieke voorraad?

Fysieke voorraad is de werkelijke hoeveelheid producten die op een bepaald moment in je magazijn of distributiecentrum aanwezig is. Het gaat om het aantal stuks, dozen, pallets of colli dat je letterlijk kunt zien en tellen op locatie.

Bij een goede inrichting van je processen lopen fysieke voorraad en systeemvoorraad zo dicht mogelijk gelijk. In de praktijk zit daar bijna altijd een verschil tussen – de vraag is alleen: hoe groot, en begrijp je waar het vandaan komt?

Verschil tussen fysieke voorraad, administratieve voorraad en economische voorraad

Om grip te krijgen op voorraad, is het belangrijk dat iedereen in de organisatie dezelfde taal spreekt. Drie begrippen komen daarbij steeds terug:

Fysieke voorraad

De aantallen die daadwerkelijk in het magazijn liggen. Dit is wat je telt tijdens een inventarisatie.

Administratieve voorraad

De aantallen die in je WMS, ERP of ander systeem staan. Deze voorraad beweegt mee met boekingen: inbound, picks, interne verplaatsingen, retouren.

Economische voorraad

De voorraad waarvan jij het financieel risico draagt. Dat is grofweg: fysieke voorraad plus nog te ontvangen (ingekochte) voorraad, minus al verkochte maar nog niet geleverde artikelen.

In een ideale wereld liggen fysieke en administratieve voorraad dicht bij elkaar. Economische voorraad ligt daar als het ware omheen: die vertelt iets over risico en kapitaalbeslag, fysieke voorraad vertelt iets over operationele haalbaarheid.

Waarom een betrouwbare fysieke voorraad zo belangrijk is

Een kleine afwijking lijkt misschien niet zo erg, maar structureel een onbetrouwbare fysieke voorraad heeft direct effect op prestaties in de keten.

1. Leverbetrouwbaarheid en klanttevredenheid

Als je niet zeker weet wat er op voorraad ligt, kun je geen harde leverbelofte doen. Gevolg:

• spoedtelefoontjes van klanten (“jullie zouden toch leveren?”);
• noodgrepen in het magazijn om orders alsnog compleet te krijgen;
• OTIF-scores die achterblijven.

2. Kosten en cash

Voorraad is kapitaal dat in de stellingen staat. Bij een onbetrouwbare fysieke voorraad loop je twee risico’s tegelijk:

• te veel voorraad: je denkt dat je minder hebt dan er ligt en koopt extra in;
• te weinig voorraad: je denkt dat je meer hebt dan er ligt en mist omzet of moet duur bijbestellen.

3. Efficiëntie in het magazijn

Medewerkers die moeten zoeken naar artikelen die “er volgens het systeem moeten zijn” verliezen tijd en raken gefrustreerd. Dat vertaalt zich in langere looptijden, meer ad-hoc werk en een hogere foutkans.

4. Vertrouwen in cijfers

Als de basis – je fysieke voorraad – niet klopt, is het lastig om te sturen op KPI’s als omloopsnelheid, voorraadwaarde of OTIF. Elke analyse begint dan met discussie over de juistheid van de data.

Oorzaken van verschillen tussen fysieke en administratieve voorraad

Verschillen ontstaan nooit “vanzelf”. In de praktijk zien we steeds terugkerende oorzaken. Een paar van de belangrijkste:

Fouten bij inbound

• verkeerde aantallen geregistreerd;
• leveringsverschillen (meer/minder ontvangen dan besteld) niet juist verwerkt;
• goederen op een andere locatie gelegd dan geboekt.

Pickfouten en niet-geregistreerde picks

• picken van het verkeerde artikel of de verkeerde hoeveelheid;
• handmatig corrigeren in het magazijn, maar niet in het systeem;
• papieren pickbonnen die achteraf niet of onvolledig worden verwerkt.

Interne verplaatsingen zonder boeking

• pallets tijdelijk verplaatsen om “even ruimte te maken”;
• bulk omzetten naar picklocaties zonder mutatie in het systeem;
• restanten die in een “rommelhoek” belanden.

Retouren en kwaliteitsissues

• retouren die fysiek binnen zijn, maar nog niet administratief zijn verwerkt;
• beschadigde of afgekeurde goederen die wel ergens staan, maar op geen enkele locatie zichtbaar zijn;
• quarantainevoorraad die in de beschikbare voorraad blijft hangen.

Diefstal, breuk en bederf

• artikelverlies dat niet wordt geregistreerd;
• breuk die “even snel” in de prullenbak verdwijnt zonder correctie;
• bederfelijke waar die wordt weggegooid zonder boeking.

Onduidelijke processen en rolverdeling

• niemand voelt zich eigenaar van de voorraadbetrouwbaarheid;
• er is geen standaard werkwijze voor uitzonderingen;
• verschillende teams hanteren hun eigen regels.

Zonder structurele analyse blijf je verschillen “wegboeken” in plaats van de oorzaak aan te pakken. Dan ruim je het symptoom op, maar niet het probleem.

Hoe bepaal je de fysieke voorraad in je magazijn?

De fysieke voorraad bepaal je door te tellen wat er daadwerkelijk in het magazijn ligt. Dat kan op verschillende manieren, grofweg in twee smaken: een algemene inventaris en een doorlopende (cyclische) telling.

Algemene inventaris

Bij een algemene inventaris leg je het magazijn (gedeeltelijk) stil en tel je in één keer alle artikelen.

Voordelen:

• in korte tijd een compleet beeld van de fysieke voorraad;
• boekhoudkundig vaak gewenst of verplicht;
• goed moment om op te ruimen en locaties opnieuw te labelen.

Nadelen:

• grote impact op de operatie (orderpicken ligt stil of sterk beperkt);
• hoge druk op teams: alles moet “even snel” in een weekend of avond;
• foutkans neemt toe bij vermoeidheid en tijdsdruk.

Doorlopende telling (cycle counting)

Bij doorlopende telling verdeel je het magazijn in logische eenheden (zones, gangpaden, artikelgroepen) en tel je steeds een klein deel. Bijvoorbeeld:

• dagelijks een aantal locaties met A-artikelen;
• wekelijks een volledige gang;
• maandelijks alle bulkposities.

Voordelen:

• minder verstoring van de operatie;
• afwijkingen worden sneller ontdekt en geanalyseerd;
• telwerk wordt een normaal onderdeel van het dagelijkse proces.

In de praktijk combineren veel organisaties een jaarlijkse inventaris (voor finance) met doorlopende tellingen voor operationele grip.

Van jaarlijkse telling naar continue controle van de fysieke voorraad

Als je nu vooral één keer per jaar telt, voelt een doorlopend programma misschien als extra werk. In de praktijk levert continue controle van de fysieke voorraad juist rust op – mits je het slim inricht.

Een paar praktische uitgangspunten:

• Begin bij de belangrijkste artikelen: A-artikelen, snel lopers, dure producten, kritische onderdelen.
• Koppel tellingen aan activiteiten: bijvoorbeeld altijd tellen bij het vullen van een picklocatie of na grote acties.
• Maak het eenvoudig op de vloer: duidelijke telinstructies, scanners in plaats van papieren lijsten, heldere locatiecodes.
• Analyseer structureel: niet alleen corrigeren, maar ook oorzaken vastleggen (proces, locatie, leverancier, medewerker, tijdstip).

Zo verschuif je de focus van “één keer per jaar grote schoonmaak” naar “elke dag een beetje beter”.

KPI’s voor grip op fysieke voorraad

Voor een professionele aansturing van je fysieke voorraad zijn een paar eenvoudige KPI’s vaak genoeg:

• Voorraadbetrouwbaarheid (%): 100% minus (waarde van de voorraadafwijking / administratieve voorraadwaarde × 100%).
• Aantal verschillen per telronde: Hoeveel locaties of artikelen wijken af? Waar zit de concentratie?
• Doorlooptijd van verschillen: Hoe snel worden afwijkingen onderzocht, verklaard en opgelost?
• Dekgraad telling: Welk percentage van je locaties of artikelen is in de afgelopen periode fysiek geteld?

Belangrijker dan het exacte cijfer is de trend: wordt de voorraadbetrouwbaarheid zichtbaar beter en neemt het aantal verrassingen op de vloer af?

Conclusie

Uiteindelijk draait fysieke voorraad om weten wat er echt in het magazijn staat, zodat je betrouwbaar kunt leveren en sturen. Als fysieke en administratieve voorraad uit elkaar lopen, leidt dat direct tot extra kosten, operationele onrust en minder vertrouwen in cijfers. Door het onderscheid tussen fysieke, administratieve en economische voorraad scherp te houden, oorzaken structureel te analyseren en tellingen slim in te richten (bijvoorbeeld via cycle counting), bouw je voorraadbetrouwbaarheid stap voor stap op. Met een paar KPI’s en focus op trend neemt het aantal verrassingen op de vloer zichtbaar af.