Goederenontvangst

Een efficiënte goederenontvangst is belangrijk in elke supply chain. Binnenkomende zendingen vormen de basis van de voorraad; fouten bij de ontvangst werken door in opslag, orderpicking, verzending en retouren. Door groeiende e-commerce volumes en hogere klantverwachtingen moeten magazijnen snel én nauwkeurig werken. In dit artikel leer je wat goederenontvangst is, waarom controle cruciaal is en hoe je met een doordacht stappenplan de  goederenontvangst optimaliseert. We geven concrete tips, best practices en technologieën om jouw procedure bij goederenontvangst toekomstbestendig te maken.

Wat is goederenontvangst?

Goederenontvangst is het proces waarbij inkomende goederen worden gecontroleerd, geregistreerd en op de juiste locatie worden opgeslagen. Het gaat verder dan het fysiek lossen van vrachtwagens. Een goede goederenontvangst:

• verifieert of de juiste producten en aantallen zijn geleverd;
• controleert verpakking en productkwaliteit;
• registreert zendingen in het ERP/WMS en voorziet goederen van labels;
• leidt goederen naar de juiste opslaglocatie of cross-dock zone;
• communiceert afwijkingen naar leveranciers of klanten.

Een foutloze ontvangst is belangrijk voor een correcte voorraadpositie en traceerbaarheid door de hele supply chain.

Waarom is controle bij goederenontvangst belangrijk?

Zonder strikte controle bij goederenontvangst ontstaan er snel problemen: verkeerde producten worden opgeslagen, beschadigde artikelen komen bij klanten terecht en voorraadadministratie raakt verstoord. Bij een moderne controle bij de goederenontvangst controleer je zowel documenten als fysieke goederen:

• Kwantitatieve controle: kloppen aantallen, gewichten en afmetingen met de pakbon?
• Kwalitatieve controle: zijn verpakkingen en producten onbeschadigd en conform specificaties?
• Documentcontrole: komen pakbon, vrachtbrief en inkooporder overeen?
• Traceerbaarheid: worden batch-nummers, serienummers of houdbaarheidsdata vastgelegd?

Door goederen direct te registreren en te labelen in een magazijnsysteem is de voorraad altijd actueel. Automatische scan- en labelsystemen helpen fouten te voorkomen.

Voorbereiding op de goederenontvangst

Een goede goederenontvangstprocedure start lang vóór het lossen van de vrachtwagen:

• Forecast en ASN: vraag leveranciers om een inbound forecast of Advanced Shipping Note (ASN) zodat je weet wat er komt. Dit helpt bij capaciteitsplanning en personeelsbezetting.
• Dockplanning: reserveer tijdslots voor laad- en losperrons en voorkom congestie. Stem dit af op het type voertuig en het volume aan pallets of containers.
• Checklists: stel een checklist op voor elke zending. Denk aan extra aandacht voor bederfelijke waar, gevaarlijke stoffen of breukgevoelige goederen.
• Communicatie: informeer medewerkers over verwachte leveringen en bijzondere instructies. Zorg dat inkoop, planning, magazijnmedewerkers en transporteurs dezelfde informatie delen.

Deze voorbereiding voorkomt verrassingen en verkort de doorlooptijd van de goederenontvangst. Hulp nodig bij inbound? Lees hier hoe een interim transport manager jouw goederenontvangst kan optimaliseren.

Stappenplan goederenontvangst

Onderstaand stappenplan voor goederenontvangst zorgt ervoor dat je niets vergeet. Iedere stap wordt uitgewerkt met aandachtspunten en tips.

1. Lossen van goederen

• Laat de chauffeur zich melden bij de ontvangstbalie.
• Controleer de vrachtbrief op zendinginformatie en losnummer.
• Begeleid de truck naar het juiste dock. Gebruik verlichting en markeringen voor veiligheid.
• Plaats chocks of wielblokken en open de laadklep pas wanneer de trailer stabiel staat.

2. Visuele controle en telling

• Tel het aantal colli/pallets en vergelijk met de pakbon.
• Inspecteer verpakkingen op schade of vocht.
• Noteer afwijkingen en fotografeer beschadigingen. Scheid verdachte pallets in een aparte inspectiezone.
• Denk aan veiligheid: draag PBM’s (veiligheidsschoenen, bril, handschoenen) en let op het interne verkeer.

3. Documenten en registratie

• Vergelijk vrachtbrief, ASN en inkooporder. Controleer productcodes, aantallen, batch-nummers en houdbaarheidsdata.
• Scan barcodes of RFID-tags van pallets, colli en individuele artikelen. Hierdoor kunnen ontvangen goederen direct aan de juiste order worden gekoppeld.
• Registreer gegevens in het ERP- of WMS-systeem. Moderne WMS-software update de voorraad in real time. Denk aan automatische ontvangstmutes, boekingen en locatieallocatie.

4. Kwaliteitscontrole

Voer steekproeven of volledige controles uit afhankelijk van producttype en risico. Let op:

• beschadigingen of lekkages;
• verkeerde productvarianten of serienummers;
• houdbaarheidsdata en temperatuur (voor versproducten);
• certificaten of keurmerken.

Leg resultaten vast in het systeem en markeer afgekeurde goederen. Voor gevaarlijke stoffen gelden specifieke protocollen en aparte opslag.

5. Etikettering en consolidatie

• Voorzie iedere ladingdrager of product van een uniek identificatielabel.
• Consolideer losse dozen tot pallets waar mogelijk en label deze opnieuw.
• Print labels direct bij de ontvangst. Automatische labelsystemen verkorten de verwerkingsduur.

6. Wegzetten (put-away)

• Het WMS wijst een opslaglocatie toe op basis van productkenmerken, omloopsnelheid en FIFO/FEFO-criteria.
• Volg 5S-principes: sorteren, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden. Zo blijft de ontvangstzone georganiseerd.
• Gebruik handscanners of tablets tijdens het wegzetten om te bevestigen dat goederen op de juiste locatie staan.

7. Communicatie en feedback

• Bevestig ontvangst aan de leverancier. Stuur automatisch een ontvangstbevestiging inclusief foto’s van de geleverde artikelen.
• Informeer interne afdelingen over binnengekomen goederen, open backorders en eventuele afwijkingen.
• Werk KPI’s bij, zoals verwerkingstijd, aantal afwijkingen en voorraadnauwkeurigheid.

8. Cross-docking en retouren

• Voor cross-docking worden goederen direct naar de outbound-zone geleid zonder opslag. Dit vermindert de handling en opslagkosten. Plan personeel en dockcapaciteit hierop.
• Retourzendingen doorlopen een eigen flow: inspecteer op functionaliteit en verval, beslis over restocking of afvoer, en registreer resultaten.

Dit stappenplan kan worden aangepast aan jouw bedrijfssituatie. Documenteer het in een procedurehandboek en train medewerkers erop. Gestandaardiseerde procedures verminderen fouten en versnellen de doorlooptijd.

Technologie voor controle en automatisering

Technologische hulpmiddelen vergroten de nauwkeurigheid en snelheid van de goederenontvangst:

• Barcode- en RFID-scanning: versnelt registratie en voorkomt fouten. RFID maakt zelfs het gelijktijdig scannen van meerdere artikelen mogelijk.
• WMS-integratie: het warehouse management system is het centrale brein van het magazijn en biedt realtime inzicht in voorraad, vervaldata en locaties.
• Mobiele werkstations: verrijdbare trolleys met scanner, tablet en labelprinter maken van elke locatie een ontvangstation.
• Automatische identificatie en datacollectie (AIDC): verhoogt productiviteit en elimineert tel- en invoerfouten.
• Geautomatiseerde transportsystemen: rollers, conveyors en AGV’s verplaatsen pallets automatisch vanuit de laadkuil naar de ontvangst- of opslagzone.
• AI & analytics: voorspellen goederenstromen, optimaliseren personeelsinzet en tonen KPI’s in dashboards.

Best practices voor een duurzame en efficiënte goederenontvangst

• Optimaliseer de lay-out: pas de ontvangstruimte aan op de stromen in je distributiecentrum.
• Standaardiseer processen: documenteer alle stappen en zorg dat medewerkers ze volgen.
• Automatiseer waar mogelijk: automatische scan- en labelsystemen voorkomen fouten en verhogen snelheid.
• Train medewerkers: goed getrainde medewerkers zijn productiever en minder foutgevoelig.
• Vendor compliance: werk met leveranciers aan uniforme labels, ASN’s en verpakkingsnormen.
• Duurzaamheid: reduceer verpakkingsafval, bundel transporten en gebruik elektrische voertuigen. Lees hier meer over duurzame logistiek.
• Continu verbeteren: evalueer prestaties, gebruik audits en KPI’s om bottlenecks te elimineren.

Conclusie

Een sterke goederenontvangst is geen losse schakel, maar het startpunt van foutloze voorraad, snelle orderverwerking en tevreden klanten. Wie de procedure bij goederenontvangst strak organiseert, reduceert fouten, verkort doorlooptijden en verlaagt kosten. Technologie tilt de controle van goederenontvangst naar een hoger niveau met realtime inzicht en traceerbaarheid, terwijl standaardisatie en training zorgen dat het stappenplan bij goederenontvangst elke dag hetzelfde hoge niveau haalt. Zorg ervoor dat de goederenontvangst aansluit bij de laatste logistieke trends.