Wat is OTIF?

In je magazijn telt maar één ding: komt de order op tijd en compleet de deur uit (of binnen)? OTIF maakt dat zichtbaar. Je ziet waar je service breekt: planning, voorraad, pick, transport of leverancier. In dit artikel beantwoorden we de vraag wat is OTIF, laten we zien hoe je het meet en geven we een praktisch stappenplan om je score te verhogen.

Wat is OTIF?

OTIF staat voor On Time, In Full: het percentage orders dat binnen het afgesproken tijdvenster en volledig (juiste aantallen/regels) wordt geleverd.

Je komt ook andere omschrijvingen tegen. Bijvoorbeeld “Order Shipped Complete On Time”. De kern blijft hetzelfde: op tijd + compleet.

OTIF in één zin

OTIF = de KPI die laat zien hoeveel van je orders “in één keer goed” geleverd worden: op tijd en volledig.

Waarom OTIF meten?

OTIF is interessant omdat het direct raakt aan wat jouw klant voelt:

• Minder escalaties: minder “waar blijft mijn order?”-tickets.
• Minder herstelwerk: minder naleveringen, spoedritten en creditnota’s.
• Meer grip op capaciteit: minder piekdruk door last-minute fixes.
• Eerlijk gesprek met leveranciers: feiten in plaats van meningen.

OTIF berekenen

De meest gebruikte formule is simpel:

OTIF (%) = (aantal orders op tijd én volledig / totaal aantal orders) × 100

Voorbeeld

Je levert in een week 200 orders. 182 daarvan zijn binnen het afgesproken venster geleverd én zonder missende regels of aantallen.

OTIF = (182 / 200) × 100 = 91%

Kies je meetniveau: order of orderregel

Je moet vooraf kiezen wat je telt:

• Orderniveau: één fout in één order = order telt niet mee (strenge, heldere KPI).
• Regelniveau (orderregels): meet per orderregel; nuttig bij grote orders met veel regels.

Wat je ook kiest: leg het vast en meet elke week hetzelfde. OTIF werkt alleen als iedereen dezelfde taal spreekt.

Wat betekent “On Time” bij OTIF?

“Op tijd” klinkt simpel, maar vraagt om een afspraak:

• werk je met een exacte datum/tijd of een tijdvenster (bijv. 08:00–12:00)?
• is te vroeg ook fout?
• wat doe je met orders die door de klant worden verplaatst?

Wat betekent “In Full” bij OTIF?

“In full” gaat over compleetheid:

• juiste aantallen per SKU
• alle orderregels geleverd
• juiste batch/serie (indien relevant)
• geen substituties zonder akkoord

Bepaal ook hoe je omgaat met:

• overlevering (meer leveren dan besteld): meestal ook “niet in full”
• deelzendingen: tel je pas als alles binnen is, of per deellevering?

Inkomende vs. uitgaande OTIF

Je kunt OTIF op twee plekken meten:

• Inkomende OTIF (leveranciers OTIF)
  Meet of jouw leverancier jouw inkooporder op tijd en volledig levert.
• Uitgaande OTIF (klant OTIF)
  Meet of jij richting klant levert zoals beloofd.

Als je wil snappen waar het in je keten lekt, meet dan allebei. Anders optimaliseer je één schakel terwijl de rest blijft lekken.

OTIF versus servicelevel en beschikbaarheid

OTIF wordt vaak verward met:

• Beschikbaarheid: “heb ik voorraad?” (momentopname).
• Servicelevel: “welk deel van de vraag lever ik uit voorraad?” (beleid/model).
• OTD (On Time Delivery): alleen op tijd, niet compleet.

OTIF is strenger: het combineert tijd en compleetheid en is daardoor een scherpe reality check.

OTIF datamodel

OTIF meten klinkt simpel, maar in de praktijk ontstaan discussies omdat systemen verschillende “waarheden” hebben. Daarom heb je een klein, helder datamodel nodig: welke momenten tellen, waar komen ze vandaan en wie is de bron.

De minimum set data die je nodig hebt

1. Orderbelofte (de afspraak)

• promised delivery date/time of tijdvenster
• afgesproken leverconditie (bijv. dock delivery, tijdslot, call-off)
  Bron: ERP/OMS (leidend), vastgelegd op basis van klantafspraken / SLA’s

2. Wat is “In Full” voor deze order

• orderregels + aantallen per SKU
• (optioneel) batch/serie/expiry-eisen
• (optioneel) substitutie toegestaan ja/nee
  Bron: ERP/OMS + masterdata/WMS-regels

3. Wat is er werkelijk verzonden

• shipped quantities per orderregel
• shipment ID / SSCC / palletlabels
• moment van “ship confirm” (de status waarop jij zegt: dit is weg)
  Bron: WMS (leidend) + koppeling naar ERP

4. Wat is er werkelijk geleverd

• POD (Proof of Delivery) of afleverstatus
• delivery timestamp (tijdstip of tijdslot)
• uitzonderingen: geweigerd, niet-thuis, afspraak verplaatst, schade
  Bron: TMS/carrier (of klantportaal)

5. Exceptions & redenen (zodat je kunt verbeteren)

• reden-codes: voorraadtekort, pickfout, late release, carrier delay, klant verzet, etc.
  Bron: WMS/TMS + operationele registratie

OTIF inbound vs outbound

Veel teams meten OTIF alleen richting klant. Logisch, maar je mist dan de helft van het verhaal. OTIF lekt vaak al aan de voorkant: bij leveranciers, productie of intercompany. Als je dat niet meet, ga je aan de achterkant compenseren met spoed en extra voorraad.

Inbound OTIF (leveranciers OTIF)

Wat je meet: leveren leveranciers jouw inkooporders op tijd en volledig?
Typische oorzaken van inbound OTIF-verlies:

• leverdatum schuift, maar je hoort het te laat
• deelzendingen zonder afstemming
• verkeerde aantallen of verkeerde batch/kwaliteit
• afwijkende verpakkingshiërarchie (pallet/collo) → extra handling

Ook hier geldt: spreek expliciet af wat de belofte is (requested vs confirmed leverdatum), anders praat inkoop iets anders dan het DC en de leverancier.

Outbound OTIF (klant OTIF)

Wat je meet: lever jij richting klant zoals beloofd?
Typische oorzaken van outbound OTIF-verlies:

• voorraad staat “in systeem” maar niet fysiek beschikbaar
• pick/pack capaciteitsissues en wave-release te laat
• cut-off/expeditie bottleneck
• carrier performance of klant-tijdvensters

Wat is een goede OTIF-score?

Er is geen magisch getal dat overal past, maar dit zie je vaak:

• >95%: sterk (zeker bij stabiele vraag en strak proces)
• 90–95%: oké, maar je hebt structurele verliespunten
• <90%: er lekt elke dag geld en energie via herstelwerk

Belangrijker dan het getal: trend + oorzaken. Een OTIF van 93% met duidelijke verbeteracties is beter dan 96% “zonder eigenaar”.

OTIF verhogen met een interim manager

Zie je de oorzaken van OTIF-verlies wél (planning, voorraad, pick, transport, leverancier), maar blijft het bij praten? Dan mist er meestal één ding: eigenaarschap. Een interim logistiek manager brengt dat terug. No-nonsense. Op feiten. Met ritme.