Wat is doorlooptijd?

Klanten die lang op een order wachten, dossiers die blijven liggen, pallets die dagen “onderweg” zijn in je eigen magazijn – allemaal symptomen van één onderliggende factor: de doorlooptijd.

In dit artikel leggen we uit wat doorlooptijd is, hoe je die berekent, waarom een lange doorlooptijd zo kostbaar is en welke praktische stappen je kunt zetten om die te verkorten.

Wat is doorlooptijd?

Doorlooptijd is de totale tijd die verstrijkt tussen het startmoment en het eindmoment van een proces. Bijvoorbeeld:

• van orderplaatsing tot levering bij de klant
• van binnenkomst van goederen tot uitlevering naar de winkel
• van aanvraag tot besluit in een administratief proces

Die periode omvat alle tijd:

• bewerkingstijd (wanneer er echt aan het product of dossier gewerkt wordt)
• wachttijd (wanneer iets ligt te wachten op de volgende stap)
• transport- en overdrachtstijd
• eventuele hersteltijd als er iets fout gaat

Kort gezegd: doorlooptijd is de kalendertijd die een order, pallet, dossier of patiënt nodig heeft om het hele proces van begin tot eind te doorlopen.

Doorlooptijd, bewerkingstijd en wachttijd

In veel organisaties wordt vooral gekeken naar de tijd dat iemand “echt aan het werk” is met een order. Dat is maar een deel van het verhaal.

• Bewerkingstijd – de tijd waarin een medewerker, machine of systeem waarde toevoegt (bijvoorbeeld picken, assembleren, controleren, beslissen).
• Wachttijd – de tijd dat een order, pallet of dossier stilstaat, in een wachtrij ligt of in een inbox blijft hangen.
• Transporttijd – de tijd die nodig is om iets fysiek te verplaatsen of digitaal door te zetten naar de volgende stap.
• Hersteltijd – extra tijd om fouten te corrigeren, opnieuw te werken of informatie aan te vullen.

De doorlooptijd is de optelsom van al deze elementen.

Eenvoudig voorbeeld

Stel:

• order invoeren: 5 minuten bewerkingstijd
• wachten op goedkeuring: 55 minuten wachttijd
• order vrijgeven en plannen: 10 minuten bewerkingstijd

De totale doorlooptijd is dan 5 + 55 + 10 = 70 minuten.

Er wordt maar 15 minuten echt gewerkt aan de order; 55 minuten staat hij stil. Juist in die wachttijden zit vaak de grootste verbetermogelijkheid.

Waarom is doorlooptijd zo belangrijk?

Een lange doorlooptijd is zelden alleen een “tijdprobleem”. Het raakt direct aan:

• Klanttevredenheid – klanten ervaren wachttijd, niet bewerkingstijd. Kortere doorlooptijden betekenen snellere levering en minder klachten.
• Kosten – lange doorlooptijden gaan vaak samen met hoge voorraden, veel onderhanden werk, extra controles en herplannen.
• Flexibiliteit – hoe korter de doorlooptijd, hoe sneller je kunt inspelen op veranderingen in vraag, prioriteiten of productmix.
• Risico en kwaliteit – hoe langer iets ergens ligt, hoe groter de kans op verlies, beschadiging, misgrijpen of veroudering van informatie.
• Werkdruk – processen met veel wachttijd en hersteltijd voelen voor teams continu hectisch, terwijl de echte output tegenvalt.

Doorlooptijd is daarom een kernmaat voor de gezondheid van je proces.

Doorlooptijd berekenen

Doorlooptijd berekenen hoeft niet ingewikkeld te zijn. De basisformule is:

Doorlooptijd = eindtijd – starttijd

Belangrijk is dat je vooraf goed bepaalt wat je als start- en eindmoment ziet. Enkele voorbeelden:

• start: moment waarop de klant de order plaatst
  eind: moment waarop de klant de levering ontvangt
• start: binnenkomst goederen in het magazijn
  eind: first time beschikbaar op picklocatie
• start: aanvraag komt binnen in de mailbox
  eind: klant ontvangt definitieve bevestiging

Process Cycle Efficiency (PCE)

Een handige indicator om te zien hoe “slank” je proces is, is de Process Cycle Efficiency (PCE). Die vergelijkt de tijd waarin je waarde toevoegt met de totale doorlooptijd.

PCE = (totale bewerkingstijd / totale doorlooptijd) × 100%

Een simpel voorbeeld:

• totale bewerkingstijd in een proces: 40 minuten
• totale doorlooptijd: 200 minuten

PCE = 40 / 200 × 100% = 20%.

Dat betekent dat een order 80% van de tijd ligt te wachten, onderweg is of opnieuw gedaan moet worden.

Doorlooptijd verkorten: waar begin je?

Doorlooptijd verkorten is één van de krachtigste manieren om je operatie te verbeteren. Niet door iedereen harder te laten werken, maar door slimmer te organiseren.

1. Maak de huidige doorlooptijd zichtbaar

• Meet de doorlooptijd van begin tot eind, niet alleen per afdeling.
• Breng per processtap bewerkingstijd, wachttijd en hersteltijd in kaart.
• Visualiseer het proces met een eenvoudige value stream map of tijdlijn.

Alleen al deze stap zorgt vaak voor eyeopeners: veel organisaties ontdekken dat een proces van “een paar uur werk” in de praktijk meerdere dagen doorlooptijd heeft.

2. Pak wachttijden en overdrachten aan

In bijna elk proces zit de meeste verspilling in wachttijd en overdrachten:

• dubbele controles of goedkeuringen
• dossiers die wachten op één handtekening
• pallets die onnodig naar een tussenlocatie gaan
• orders die pas de volgende dag worden opgepakt

Vraag bij elke wachttijd: is dit echt nodig voor de klant, of doen we dit uit gewoonte?

3. Verminder WIP en verklein batches

Hoe meer werk er tegelijk in het systeem zit (Work In Progress), hoe langer je doorlooptijd:

• beperk het aantal orders dat tegelijk wordt opgepakt
• werk met kleinere batches, zodat orders sneller doorstromen
• plan per dag of per shift duidelijke prioriteiten

Minder WIP voelt in het begin spannend, maar zorgt vrijwel altijd voor kortere doorlooptijden en meer rust in het proces.

4. Standaardiseer en vereenvoudig

• werk met heldere standaarden en werkinstructies
• zorg dat dezelfde type orders op dezelfde manier worden afgehandeld
• elimineer uitzonderingen en varianten die weinig waarde toevoegen

Elke uitzondering kost doorlooptijd: extra uitzoekwerk, afstemming en risico op fouten.

5. Digitaliseer waar het loont

Digitalisering is geen doel op zich, maar kan de doorlooptijd wél drastisch verkorten:

• digitale orderafhandeling in plaats van papieren formulieren
• directe koppelingen tussen WMS, TMS, ERP en webshop
• realtime statusupdates voor klanten en interne teams
• automatische checks op volledigheid en kwaliteit

Kies vooral oplossingen die wachttijd, overdrachten en dubbel werk wegnemen.

Doorlooptijd in logistiek en warehousing

In warehousing en transport zie je de impact van doorlooptijd dagelijks terug:

• cut-off tijden die niet gehaald worden
• spoedorders die reguliere orders vertragen
• picklocaties die leeg raken doordat replenishment te laat komt
• vrachtwagens die wachten aan de dockdeur

Een kortere doorlooptijd in je warehouseprocessen betekent:

• hogere leverbetrouwbaarheid richting klanten
• minder noodgrepen en spoedacties
• lagere voorraadniveaus en minder onderhanden werk
• betere benutting van mensen, ruimte en middelen

Daarom is doorlooptijd een van de kern stuurgetallen voor logistiek managers.

Samenvatting

Doorlooptijd is de totale tijd die een product, order of dienst nodig heeft om een proces van begin tot eind te doorlopen. Het omvat alle bewerkingstijd, wachttijd, transport en hersteltijd. Hoe korter en voorspelbaarder de doorlooptijd, hoe beter je kunt leveren tegen lage kosten en hoge klanttevredenheid.

Doorlooptijd verkorten begint bij inzicht: meten, visualiseren en samen met de werkvloer zoeken naar verspillingen. Van daaruit kun je processen vereenvoudigen, wachttijden wegnemen, digitaliseren en slimmer plannen. Zo wordt doorlooptijd niet alleen een KPI, maar een krachtig stuurinstrument voor je hele operatie.