Ketenregisseur

Supply chains worden complexer: meer locaties, meer kanalen, meer partners en meer uitzonderingen. Iedere schakel stuurt op zijn eigen KPI’s, maar wie bewaakt het geheel? Wie zorgt dat productie, voorraad, magazijn en transport samen één logisch systeem vormen in plaats van losse eilanden?

Dat is precies de rol van de ketenregisseur: de spil die partijen, processen en data met elkaar verbindt. Niet om zelf pallets te verplaatsen of ritten in te plannen, maar om te zorgen dat iedereen in de keten aan dezelfde doelen werkt – met dezelfde informatie op tafel.

In dit artikel lees je wat een ketenregisseur doet, wanneer je deze rol nodig hebt en hoe je ketenregie stap voor stap professioneler maakt.

Wat is een ketenregisseur?

Een ketenregisseur is de centrale coördinator van een keten: iemand die verantwoordelijk is voor overzicht, afstemming en samenwerking tussen alle schakels – van leverancier tot eindklant. De focus ligt minder op de operationele uitvoering en meer op het verbinden van processen, informatiestromen en belangen.

Kenmerkend voor deze rol:

• stuurt op het gezamenlijke resultaat, niet op één afdeling of organisatie;
• zorgt dat afspraken, planningen en KPI’s in de hele keten op elkaar aansluiten;
• verbindt operatie, IT en management, zodat besluiten datagedreven worden genomen.

Je kunt de ketenregisseur zien als de “regisseur van het geheel”: iemand die zelf niet in elke scène speelt, maar wel verantwoordelijk is voor het eindresultaat.

Verschil met supply chain manager en projectmanager

De term ketenregisseur wordt in de praktijk vaak in één adem genoemd met functies als supply chain manager, logistiek manager of projectmanager. Toch zijn er duidelijke accenten:

• Supply chain manager – stuurt meestal de interne keten aan binnen één organisatie: planning, inkoop, productie, voorraad en distributie “van muur tot muur”.
• Ketenregisseur – kijkt over organisaties heen: van leverancier tot klant en terug via retourstromen, met nadruk op samenwerking tussen partijen.
• Projectmanager – leidt een tijdelijk verbeterproject (bijvoorbeeld implementatie van een WMS of bouw van een nieuw DC). De ketenregisseur borgt juist de structurele samenwerking en prestaties.

In sommige bedrijven vallen deze rollen samen. In andere organisaties wordt de ketenregisseur bewust onafhankelijk gepositioneerd, bijvoorbeeld boven meerdere business units of als schakel tussen verlader en logistieke dienstverlener.

Wat doet een ketenregisseur in de praktijk?

De invulling verschilt per sector, maar een aantal kerntaken zie je vrijwel altijd terug.

1. Overzicht creëren

• end-to-end goederenstromen, informatiestromen en geldstromen zichtbaar maken;
• knelpunten, afhankelijkheden en risico’s in kaart brengen;
• zorgen voor een gedeeld feitenbeeld met dashboards en rapportages.

2. Doelen en KPI’s afstemmen

• gezamenlijke doelen definiëren (bijvoorbeeld OTIF, doorlooptijd, voorraadniveau, CO₂);
• servicelevels per klant, kanaal of regio afstemmen;
• KPI’s zo ontwerpen dat ze samenwerking stimuleren in plaats van suboptimalisatie.

3. Samenwerking organiseren

• vaste overlegstructuren inrichten (operationeel, tactisch, strategisch);
• rollen en verantwoordelijkheden per schakel verduidelijken;
• spanningen en belangenconflicten bespreekbaar maken en oplossen.

4. Verbeteren en vernieuwen

• data analyseren om structurele verbeterkansen te vinden;
• verbeterinitiatieven prioriteren en aanjagen;
• impact van wijzigingen op de totale keten bewaken in plaats van op één schakel.

5. Regie op digitalisering en datadeling

• zorgen dat systemen in de keten met elkaar praten (EDI, API, portalen);
• bewaken dat datakwaliteit voldoende is om op te kunnen sturen;
• meedenken over control towers, planningsoplossingen en ketendashboards.

De toegevoegde waarde zit er niet in dat er “een laag bij komt”, maar juist in het weghalen van ruis, dubbel werk en langs elkaar heen werken.

Wanneer is een ketenregisseur zinvol?

Niet elke organisatie heeft een fulltime ketenregisseur nodig. Een aantal signalen dat het wel tijd is voor ketenregie:

• Meerdere dc’s, productielocaties of landen beïnvloeden elkaar, maar iedereen stuurt op eigen KPI’s.
• Je werkt met één of meer 3PL’s en vervoerders, maar de regie ligt vooral bij de dienstverleners zelf.
• Escalaties over leveringen beginnen vaak met: “Maar in mijn systeem staat dat…”.
• Beslissingen over voorraad, leverbelofte of transport worden per afdeling genomen, zonder integraal beeld.
• Niemand kan uitleggen hoe de goederenstroom van leverancier tot klant werkelijk loopt.

In deze situaties helpt een ketenregisseur om overzicht terug te brengen, samenwerking te vereenvoudigen en de keten als geheel beter te laten presteren.

Ketenregie in logistiek

In de logistiek en supply chain zien we de ketenregisseur vaak terug bij thema’s als:

• ontwerp en herontwerp van distributienetwerken;
• afstemming tussen productieplanning, voorraadbeleid en transportcapaciteit;
• opzetten van samenwerking met logistieke dienstverleners en retailers;
• end-to-end kosten- en prestatiezicht (van inkoop tot last mile);
• verduurzaming van de keten (CO₂ per order, modal shift, retourstromen).

De rol zorgt er dan voor dat deze vraagstukken niet los van elkaar worden opgepakt, maar onderdeel worden van één samenhangende aanpak.

Randvoorwaarden voor een sterke ketenregisseur

Een ketenregisseur kan pas echt verschil maken als een aantal basisvoorwaarden op orde is.

Mandaat en positie

• duidelijkheid waarover deze rol eindverantwoordelijk is;
• toegang tot directie en key stakeholders;
• afspraken over hoe conflicten tussen ketenbelang en deelbelangen worden opgelost.

Governance

• vaste overlegmomenten met alle relevante schakels;
• besluitvorming die wordt vastgelegd en opgevolgd;
• helderheid over wie op welk niveau besluiten neemt.

Data en tooling

• een gedeeld “single point of truth” voor de belangrijkste keten-KPI’s;
• tijdige toegang tot informatie voor alle partners;
• duidelijke afspraken wie welke data aanlevert en beheert.

Zonder deze randvoorwaarden dreigt de ketenregisseur te verzanden in coördinatie “erbij”, in plaats van echte regie op het geheel.

Competenties van een goede ketenregisseur

Naast inhoudelijke kennis van logistiek en supply chain vraagt deze functie vooral om sterke soft skills. Denk aan:

• Helikopterview – kunnen schakelen tussen detail en totaalbeeld;
• Verbindend vermogen – partijen met verschillende belangen bij elkaar brengen;
• Resultaatgericht communiceren – helder, feitelijk en to the point;
• Datagedreven werken – keuzes onderbouwen met cijfers én praktijkobservaties;
• Neutraal blijven – boven deelbelangen staan en het ketenbelang bewaken;
• Veranderkracht – mensen meenemen in nieuwe werkwijzen en afspraken.

Het gaat dus niet alleen om inhoud, maar minstens zo veel om gedrag en leiderschap in de keten.

Conclusie

De ketenregisseur brengt structuur in ketens die door meer locaties, kanalen en partners snel versnipperen. Waar schakels op hun eigen KPI’s sturen, bewaakt hij het gezamenlijke resultaat en zorgt dat processen, afspraken en data op elkaar aansluiten.

Deze rol is vooral zinvol als niemand het end-to-end beeld heeft, systemen elkaar tegenspreken en beslissingen per afdeling worden genomen. De ketenregisseur voorkomt suboptimalisatie en haalt ruis uit de keten, zodat prestaties als geheel verbeteren.