Cycle count

Met een cycle count tel je niet één keer per jaar alle voorraad, maar het hele jaar door kleine, geselecteerde delen van je magazijn. Zo houd je de administratie scherp, zonder de operatie stil te leggen. In dit artikel lees je wat een cycle count is, welke cycle count methodes er zijn en hoe je dit in jouw magazijn praktisch inricht.

Wat is een cycle count?

Een cycle count is een manier van voorraadtellen waarbij je regelmatig een beperkte selectie artikelen of locaties telt, in plaats van alles in één keer. Je verdeelt de voorraad als het ware in “porties” en neemt die verspreid over het jaar onder de loep.

In plaats van:

• één grote, jaarlijkse telling
• met veel verstoringen en overwerk

kies je voor:

• veel kleine tellingen
• die je slim inplant in rustige momenten van de dag of week.

Belangrijk: een cycle count vervangt niet per se alle formele rapportages (zoals een jaarafsluiting voor de accountant), maar zorgt er wel voor dat je voorraad veel vaker echt klopt. Daardoor zijn er bij de jaarinventaris minder verrassingen en correcties nodig.

Waarom cycle counting in je magazijn?

Zonder cycle counting ziet de praktijk in veel magazijnen er zo uit:

• De voorraadtelling gebeurt één keer per jaar, soms halfjaarlijks.
• Tussendoor groeit het verschil tussen systeemvoorraad en fysieke voorraad.
• Medewerkers vertrouwen de aantallen in het systeem niet meer en gaan “op gevoel” werken.
• Klantenservice moet steeds vaker nee verkopen of spoedleveringen regelen.
• De jaarinventaris wordt een dure, stressvolle en onnauwkeurige exercitie.

Met een goed ingerichte cycle count methode draai je dat om. Je profiteert dan van onder andere:

Continuere voorraadnauwkeurigheid

Je ontdekt afwijkingen snel, omdat je wekelijks of zelfs dagelijks een stukje van de voorraad checkt. Fouten stapelen zich minder lang op.

Minder verstoring van de operatie

Je hoeft geen hele dag of weekend meer vrij te maken om alles stil te leggen en te tellen. Je plant cycle counts juist in op rustige momenten.

Betere beslissingen in inkoop en planning

Als je data wel klopt, kun je betrouwbaarder plannen, slimmer inkopen en beter sturen op veiligheidsvoorraad en omloopsnelheid.

Hogere leverbetrouwbaarheid en minder spoedacties

Minder misgrijpen, minder last-minute correcties, minder discussies over “maar in het systeem staat…”.

Cycle count vs jaarlijkse inventaris

Beide methodes hebben hetzelfde doel: weten wat je echt in huis hebt. De aanpak verschilt.

Jaarlijkse inventaris

• Je telt alle artikelen in één blok.
• De operatie ligt (deels) stil.
• Je krijgt een momentopname: vandaag klopt het, morgen kan het alweer scheef groeien.
• Afwijkingen zijn vaak groot omdat fouten zich maandenlang hebben opgestapeld.

Cycle count methode

• Je telt door het jaar heen telkens een deel van de voorraad.
• De operatie kan grotendeels doorgaan.
• Je voorraad is continu redelijk up-to-date.
• Afwijkingen blijven kleiner, omdat je ze snel corrigeert.

Veel organisaties gebruiken uiteindelijk een combinatie: structureel cycle counting voor betrouwbaarheid in de operatie, plus een formele inventaris of administratieve check voor de jaarrekening.

De belangrijkste cycle count methodes

Er zijn verschillende manieren om te bepalen wát je wanneer telt. De meest gebruikte staat bekend als de cycle count methode op basis van ABC.

1. ABC-cycle count (waarde of omloopsnelheid)

Je verdeelt je artikelen in drie klassen:

• A-artikelen: belangrijk of hoge omloopsnelheid, relatief weinig SKU’s maar groot aandeel in omzet of impact.
• B-artikelen: middengroep.
• C-artikelen: lage waarde of lage omloopsnelheid, veel SKU’s met beperkte impact.

Met de ABC-cycle count methode tel je:

• A-artikelen het vaakst (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks).
• B-artikelen minder vaak (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal).
• C-artikelen nog minder vaak (bijvoorbeeld per halfjaar of jaar).

Zo steek je de meeste tijd in de artikelen waar fouten het meeste pijn doen.

2. Cycle count op basis van omloopsnelheid (usage-based)

Hier kijk je niet alleen naar waarde, maar vooral naar beweging: welke artikelen worden het vaakst gepickt, aangevuld of verplaatst?

Die fast movers hebben het hoogste risico op fouten (meer handelingen, meer kans op misgrepen) en tel je dus vaker. Artikelwaarde speelt dan een kleinere rol.

Deze cycle count methode past goed bij e-commerce, retail en fulfilment met veel orderregels en hoge pickfrequentie.

3. Locatie- of zone-based cycle count

In plaats van per artikel, tel je per locatie of zone. Bijvoorbeeld:

• vandaag gangpad A
• morgen gangpad B
• volgende week bulkopslag zone C

Voordeel: je werkt logisch van plek naar plek en medewerkers kunnen makkelijk volgen wat aan de beurt is. Deze aanpak is handig bij magazijnen met veel vaste locaties en duidelijke zones.

4. Event- of opportunity-based cycle count

Hier koppel je tellingen aan gebeurtenissen. Je telt bijvoorbeeld:

• wanneer een locatie bijna leeg is,
• na een grote voorraadmutatie,
• of nadat er een foutmelding of klacht is geweest.

Dat maakt een cycle count extra gericht: je kijkt precies daar waar de kans op afwijkingen het grootst is.

5. Hybride cycle count methodes

In de praktijk combineer je vaak meerdere invalshoeken. Bijvoorbeeld:

• A-artikelen via usage-based (hoe hoger de omloopsnelheid, hoe vaker tellen),
• B- en C-artikelen via zone-based (eens per kwartaal of halfjaar per zone),
• plus incidentele counts bij klachten of bijzondere events.

Belangrijk is dat je een bewuste keuze maakt, die past bij jouw assortiment, magazijnlayout en orderprofiel.

Best practices voor cycle counting in de logistiek

Een paar praktische adviezen uit de magazijnpraktijk:

• Tel niet en pick niet tegelijk op dezelfde locatie.
  Sluit locaties tijdelijk tijdens het tellen, of spreek af dat tellingen pas ná het picken plaatsvinden.
• Begin klein, maar wees consequent.
  Start bijvoorbeeld met één zone of één artikelgroep. Liever klein en volgehouden dan groot en na twee weken weer gestopt.
• Zorg voor orde op de vloer.
  Zonder duidelijke locatieborden, labels en nette stellingen heeft een cycle count weinig zin. Rommel = discussie over wat je nu precies telt.
• Train mensen in kijken en denken.
  Je wilt niet alleen tellingen, maar ook signalen: “Deze locatie is onlogisch”, “Dit label klopt niet”, “Hier ligt structureel restvoorraad”.
• Communiceer over resultaten.
  Deel regelmatig hoe de voorraadnauwkeurigheid verbetert, of waar je nog werk te doen hebt. Zo wordt cycle counting geen losse administratieve taak, maar onderdeel van het gezamenlijke proces.

Cycle counting en WMS / scanners

Je kunt een cycle count opzetten met alleen papier en Excel, maar met scanners en een WMS gaat het sneller en foutlozer.

Een WMS kan bijvoorbeeld:

• automatisch een lijst genereren met locaties of artikelen die die dag geteld moeten worden;
• telopdrachten naar scanners sturen;
• tijdens het tellen direct laten zien als er grote afwijkingen zijn;
• rapportages maken van voorraadnauwkeurigheid per artikel, zone of ploeg.

Heb je nog geen WMS? Dan kun je klein beginnen:

• eenvoudige lijst uit je ERP,
• tellingen in Excel of een eenvoudige tool,
• duidelijke afspraken over wie wat bijwerkt.

Belangrijkste is dat je procedure stevig staat. De techniek kan altijd meegroeien.

Wanneer is de cycle count methode interessant voor jou?

De cycle count methode is vooral interessant als je:

• bij de jaarinventaris steeds grote verschillen tegenkomt;
• veel tijd kwijt bent aan ad-hoc tellingen op verzoek van sales, finance of klantenservice;
• merkt dat medewerkers de systeemvoorraad niet meer vertrouwen;
• last hebt van misgrijpen, spoedleveringen en onverklaarbare tekorten of overschotten.

Herken je dit? Dan is cycle counting een relatief eenvoudige manier om rust, betrouwbaarheid en voorspelbaarheid in je voorraadbeheer te brengen.