Leverbetrouwbaarheid

Stel: je belooft in je webshop of offerte een levertijd van drie werkdagen. In de meeste gevallen gaat het goed, soms glipt er een order tussendoor, en bij piekdrukte loopt alles net wat verder uit. Intern valt het misschien mee, maar in reviews, klachten en spoedzendingen zie je iets anders terug: de praktijk sluit niet aan op de belofte. Dat gat tussen afspraak en werkelijkheid is precies waar leverbetrouwbaarheid over gaat.

In dit artikel kijken we naar wat leverbetrouwbaarheid is, waarom het zo’n cruciale KPI is in je logistieke keten, hoe je het goed meet en vooral: hoe je het gericht verbetert, zonder simpelweg overal meer voorraad neer te leggen.

Wat is leverbetrouwbaarheid?

Leverbetrouwbaarheid is de mate waarin je doet wat je belooft aan je klant of interne afnemer. Het gaat er niet alleen om of er iets is geleverd, maar of de levering klopt met de afspraak die je met elkaar hebt gemaakt.

In de kern draait leverbetrouwbaarheid om vier vragen:

• Is de levering op het afgesproken moment gedaan?
• Zijn de afgesproken aantallen geleverd?
• Voldeden producten aan de afgesproken kwaliteit?
• Volgde de levering de afgesproken voorwaarden, zoals locatie, venstertijden of incoterms?

In de logistiek drukken we leverbetrouwbaarheid vaak uit als percentage orders dat On Time In Full (OTIF) wordt geleverd. Doe je honderd orders in een periode en worden er tweeënnegentig op tijd én volledig geleverd, dan is je leverbetrouwbaarheid 92%. Dat kun je meten op orderniveau, per orderregel, per klantsegment of per leverancier.

Belangrijk daarbij is dat je naar twee kanten kijkt:

• de leverbetrouwbaarheid van je leveranciers (inkoopzijde)
• jouw leverbetrouwbaarheid richting klanten (verkoopzijde)

In een gezonde logistieke keten heb je grip op beide, en weet je hoe ze elkaar beïnvloeden.

Leverbetrouwbaarheid in de logistieke keten

Een logistieke keten bestaat grofweg uit inkoop, productie, opslag, transport, distributie en klant. Leverbetrouwbaarheid is de spanningsmeter tussen die schakels. Zodra één schakel structureel uit de pas loopt, zie je dat overal terug.

Bij onbetrouwbare leveringen aan de inkoopkant ga je buffervoorraden opbouwen “voor de zekerheid”. Daarmee voorkom je misschien een deel van de nee-verkopen, maar je legt wel meer werkkapitaal vast in voorraad en vergroot het risico op veroudering. Wordt er richting de klant onbetrouwbaar geleverd, dan uit zich dat in klachten, extra werk voor customer service en uiteindelijk in klanten die elders gaan kopen.

Daarnaast zie je de impact direct in je operatie. Planners zijn meer tijd kwijt aan repareren dan aan vooruitkijken. Magazijnen draaien vaker spoedacties en overuren. Transport moet ad hoc schakelen met extra ritten en spoedzendingen. De keten wordt vooral reactief in plaats van regie-gedreven.

Leverbetrouwbaarheid is geen los logistiek cijfertje, maar een belangrijke stuurvariabele voor de hele supply chain.

Hoe meet je leverbetrouwbaarheid?

Veel organisaties hebben wel een gevoel bij hun leverbetrouwbaarheid, maar geen harde cijfers. Dan stuur je op aannames. Goed meten begint met een duidelijke definitie en consistente registratie.

1. Spreek samen af wat ‘op tijd’ en ‘volledig’ is

Een veelgemaakte fout is dat afdelingen of ketenpartners een andere interpretatie hebben van dezelfde afspraak. Leg daarom helder vast wat je onder leverbetrouwbaarheid verstaat. Wanneer is iets op tijd? Op de afgesproken datum, of binnen een venster van bijvoorbeeld één dag eromheen? En kijk je naar complete orders, orderregels of aantallen?

Zonder eenduidige definitie kun je allerlei dashboards vullen, maar durft uiteindelijk niemand op de uitkomsten te sturen.

2. Gebruik een eenvoudige basisformule

Een veelgebruikte manier om leverbetrouwbaarheid te meten is via OTIF:

Leverbetrouwbaarheid (%) = (aantal orders On Time In Full / totaal aantal orders) × 100

Daarmee krijg je een helder percentage. Je kunt dezelfde formule toepassen per leverancier, per productgroep, per DC of per klantsegment. Juist die uitsplitsing laat zien waar het echt goed of juist structureel misgaat.

3. Maak onderscheid met servicegraad

Leverbetrouwbaarheid en servicegraad worden vaak door elkaar gehaald. Servicegraad gaat over de vraag: in welke mate kun je vraag direct uit voorraad leveren? Leverbetrouwbaarheid gaat over het nakomen van een concrete leverafspraak. Beide hangen met elkaar samen, maar het zijn verschillende stuurgetallen. In je rapportages is het verstandig ze apart te tonen én in samenhang te bespreken.

Veelvoorkomende meetfouten

Zelfs als je meet, kun je jezelf nog flink in de weg zitten. Een paar patronen zien we vaak terug.

De eerste is het werken met gemiddelde levertijden zonder naar variatie te kijken. Een leverancier die gemiddeld drie dagen nodig heeft, maar in de praktijk tussen één en tien dagen schommelt, is lastiger te plannen dan een leverancier die vrijwel altijd in vier dagen levert. Alleen naar het gemiddelde kijken maskeert dat verschil.

Een tweede valkuil is het wegpoetsen van backorders. De hoofd levering wordt als ‘op tijd’ geboekt, terwijl de nalevering weken later komt. In de KPI ziet het er keurig uit, maar de klant ervaart het als onbetrouwbaar. Als je leverbetrouwbaarheid echt wilt begrijpen, moet je dus kijken naar de volledige order.

Ook het ontbreken van oorzaakanalyse komt veel voor. De levering wordt afgekeurd als “te laat” en daarmee is de kous af. Terwijl het verschil maakt of de vertraging door een foutieve forecast, gebrek aan capaciteit, verkeerd stamgegeven of door de leverancier zelf is ontstaan. Zonder die nuance los je symptomen op in plaats van structurele oorzaken.

Tot slot wordt leverbetrouwbaarheid nog te vaak uitsluitend bij de leverancier neergelegd. Soms ligt de oorzaak echter in je eigen bestelgedrag, onrealistische afspraken over de levertijd of een interne planning die niet aansluit op de werkelijkheid. Een eerlijke analyse kijkt naar de hele keten, niet alleen naar de partij aan het eind van de vinger.

Waarom leverbetrouwbaarheid zo belangrijk is

Leverbetrouwbaarheid raakt direct aan drie onderwerpen waar elke directie scherp op stuurt: omzet, kosten en klanttevredenheid.

Omzet en groeiruimte

Elke nee-verkoop of vertraagde levering kost omzet. Op korte termijn zie je dat in gemiste orders en negatieve reviews, op langere termijn in klanten die bij contractverlenging overstappen naar een concurrent. Een hoge leverbetrouwbaarheid creëert juist vertrouwen. Klanten durven grotere volumes en langere contracten aan, en sales kan met een gerust hart strakke levertijden beloven.

Kosten en werkkapitaal

Onbetrouwbare leveringen vertalen zich direct naar hogere operationele kosten. Om risico’s af te dekken, bouw je meer veiligheidsvoorraad op. Om gaten te dichten, schakel je vaker spoedtransport in of moet je extra uren draaien. Betrouwbare levering maakt het mogelijk om voorraden gecontroleerd af te bouwen, piekbelasting te verminderen en je capaciteit rustiger in te plannen. Dat levert zowel kostenbesparing als minder operationele stress op.

Klantbeleving

Voor de klant is leverbetrouwbaarheid heel eenvoudig: wat je belooft moet kloppen. Dat geldt voor B2B-netwerken, maar net zo goed voor consumenten. Een paar keer te laat leveren kan jaren van relatieopbouw in korte tijd teniet doen. Een consistente leverprestatie – óók in drukke periodes – is vaak het verschil tussen een eenmalige klant en een langdurige samenwerking.

Hoe verbeter je leverbetrouwbaarheid in de praktijk?

Leverbetrouwbaarheid verbeteren is meer dan simpelweg extra voorraad neerzetten. Dat kan tijdelijk werken, maar is duur en lost de onderliggende oorzaken niet op. Duurzamere verbetering begint bij het scherp krijgen van je belofte en het organiseren van de keten daar omheen.

Begin bij je klantbelofte

Veel problemen ontstaan helemaal aan de voorkant: in webteksten, offertes of contracten wordt een levertijd gecommuniceerd die ooit realistisch was, maar inmiddels niet meer past bij de volumes en complexiteit. Het is daarom zinvol om periodiek naar je standaard klantbelofte te kijken. Sluit deze nog aan bij je daadwerkelijke performance? Maak je onderscheid tussen verschillende klantsegmenten of productgroepen? En weet de commerciële organisatie precies wat logistiek waar kan maken?

Als de belofte niet klopt, loop je structureel achter de feiten aan – hoe goed je de rest van de keten ook organiseert.

Maak bewuste keuzes in service- en betrouwbaarheidsniveau

Niet elke klant en niet elk artikel heeft hetzelfde serviceniveau nodig. Het helpt om je portfolio en klantenbestand te segmenteren. Voor strategische A-klanten en cruciale A-artikelen kies je mogelijk voor een zeer hoge leverbetrouwbaarheid en strak beheerde voorraden. Voor C-artikelen of incidentele klanten kun je een andere belofte doen, met ruimere levertijden of een andere bestelwijze.

Door expliciet te kiezen waar je goud, zilver of brons levert, voorkom je dat je overal maximaal probeert te scoren. Dat maakt je keten beter beheersbaar en je beloftes eerlijker.

Maak prestatie zichtbaar en bespreekbaar

Leverbetrouwbaarheid wordt pas een stuurinstrument als het leeft in de organisatie. Dat betekent dat je niet alleen maandelijks een rapport rondstuurt, maar de cijfers ook regelmatig bespreekt. Bijvoorbeeld in een kort wekelijks overleg waarin supply chain, inkoop, operatie en commercie samen naar de stand van zaken kijken.

Door leverbetrouwbaarheid uit te splitsen per leverancier, per locatie, per productgroep of per klantsegment, zie je snel waar je met gerichte acties het meeste effect bereikt. Denk aan het aanscherpen van afspraken, aanpassingen in bestelpatronen of het herinrichten van interne processen.

Werk actief samen met leveranciers

Leveranciers zijn geen zwarte doos waar een bestelregel in gaat en een pallet uitkomt. Hoe beter je elkaar begrijpt, hoe hoger de leverbetrouwbaarheid aan beide kanten kan worden. Dat begint met het delen van informatie: vraagpatronen, seizoenspieken, promotieplannen of productintroducties.

Leg daarnaast duidelijke afspraken vast over wat voor beide partijen als ‘op tijd’ geldt, hoe er wordt omgegaan met deelleveringen en hoe verstoringen worden gemeld en opgelost. Dit kun je formaliseren in service level agreements, maar het dagelijkse gesprek is minstens zo belangrijk. Leverbetrouwbaarheid vraagt om samenwerking, niet alleen om harder onderhandelen.

Zorg dat je data op orde is

Je kunt leverbetrouwbaarheid pas goed meten en verbeteren als je data klopt. Artikelstamdata moeten betrouwbaar zijn, inclusief levertijden, minimum order quantities en andere logistieke parameters. Orders moeten consequent worden geboekt op datum, hoeveelheid en locatie. En afwijkingen – te laat, te weinig, verkeerd geleverd – moeten eenduidig geregistreerd worden.

Zonder datakwaliteit wordt elk dashboard een mening in plaats van een feit. Met goede data kun je patronen zien, oorzaken analyseren en verbetermaatregelen objectief volgen.

Verbind leverbetrouwbaarheid met je voorraad- en planningsbeleid

Leverbetrouwbaarheid staat niet los van voorraad strategieën en planning. Een leverancier die altijd precies op tijd levert, kun je anders plannen dan een partij met een grote variatie in levertijden. Dat vraagt om bewuste keuzes in je voorraadparameters en planning logica.

Door de gemeten leverbetrouwbaarheid te koppelen aan veiligheidsvoorraad, bestel ritmes en capaciteitsplanning, zorg je dat je beleid is gebaseerd op de realiteit in plaats van op veronderstellingen. Daarmee sluit je interne processen beter aan op wat extern daadwerkelijk gebeurt.

Leverbetrouwbaarheid als strategische stuurvariabele

Zodra je leverbetrouwbaarheid strak meet, eerlijk analyseert en actief bespreekt, verschuift het van een logistieke KPI naar een strategisch stuurinstrument. Je gaat zien welke leveranciers je groei mogelijk maken en welke je afremmen. Waar je verantwoord voorraad kunt afbouwen en waar je juist een buffer nodig hebt. En welke klantbelofte echt haalbaar is – of herzien moet worden.

Het grootste verschil merk je vaak in de manier van werken. In plaats van brandjes blussen rond te late of incomplete leveringen, ga je steeds meer naar regie voeren over de keten. Je verschuift van ad hoc corrigeren naar proactief organiseren.

Samengevat

Leverbetrouwbaarheid is de mate waarin je waarmaakt wat je belooft. Het raakt direct aan omzet, kosten en klanttevredenheid. Door het serieus te meten, in de keten te plaatsen en gericht te verbeteren, maak je van een “logistiek getal” een concrete hefboom voor een sterkere, voorspelbare logistieke keten.